Cứ mỗi dịp hè về cũng là lúc các công ty, doanh nghiệp cơ quan công sở thường tổ chức cho cán bộ nhân viên đi nghỉ mát, cũng nhân dịp này họ thường kết hợp du lịch nghỉ dưỡng để thay đổi không khí và tổ chức luôn sự kiện tổng kết 6 tháng đầu năm và đương nhiên là gala dinner sẽ là loại hình tổ chức mà hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn. Tổ chức gala dinner tại Đà Nẵng là dịp để ban lãnh đạo công ty gửi lời tri ân tới toàn bộ cán bộ công nhân viên sau những cố gắng nỗ lực làm việc của mọi người, cũng là dịp để gắn kết tinh thần đoàn kết giữa mọi nhân viên với nhau.
Thông thường thì việc tổ chức gala dinner sẽ được giao cho một đơn vị dịch vụ đứng ra thực hiện, tuy nhiên đầu mối triển khai vẫn phải là phòng hành chính của công ty. Vậy thì các công đoạn chuẩn bị cho gala dinner sẽ cần phải thực hiện theo trình tự nào? Hôm nay D2 Events sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm giúp cho bạn chuẩn bị và tổ chức gala dinner một cách hoàn hảo nhất. Mọi nhu cầu tổ chức gala dinner tại Đà Nẵng hãy gọi ngay hotline 096 58 68 568 để được tư vấn và hỗ trợ nhé!
Mục đích và chủ đề của bữa tiệc
Điều quan trọng nhất vẫn luôn là mục đích tổ chức sự kiện đó là gì, vì khi mà bạn hiểu rõ được mục đích mong muốn đạt được là như thế nào thì mới có thể có một bản kế hoạch phù hợp nhất để đạt được mục đích đó. Thông thường một chương trình gala dinner thường sẽ có mục đích nâng cao tinh thần đoàn kết cuả công ty, là thời điểm để ban lãnh đạo quan tâm đến nhân viên cũng như gia đình của họ, giúp nhân viên luôn trung thành và cống hiến hết mình cho lí tưởng chung của công ty.
Khi đã xác định được mục đích bạn nên dựa vào mục đích đó để lựa chọn chủ đề cho chương trình gala dinner sao cho phù hợp. Tùy vào môi trường và văn hóa của mỗi công ty mà sẽ có những chủ đề khác nhau.
Lên dự kiến ngân sách và kịch bản
Căn cứ vào tình hình thực tế giá của các nhà cung cấp dịch vụ để lên ngân sách chi phí cho đêm gala bao gồm cả phần sự kiện và phần tiệc. Thông thường để phù hợp cho gala dinner thì loại hình tiệc buffet sẽ là phù hợp nhất, bên canh đó thì phần sự kiện phải được xây dựng kịch bản bám sát theo chủ đề thể hiện được một thông điệp xuyên xuất và chủ trương tầm nhìn định hướng của công ty.
Để có được kịch bản, kế hoạch tổ chức, check list công việc thực hiện thì những người trong ban tổ chức cần phải hội ý bàn bạc với nhau kỹ lưỡng để đưa ra phương án tối ưu cho việc tổ chức gala dinner. Ngoài ra việc lựa chọn thực đơn tiệc buffet cũng cần phải tính toán ký lưỡng sao cho phù hợp với đối tượng khách và hoàn cảnh điều kiện
Địa điểm tổ chức gala dinner
Địa điểm cũng là một yếu tố quyết định đến sự thành công của một chương trình gala dinner, vì vậy việc lựa chọn địa điểm cần phải được mọi người cùng cân nhắc bàn bạc và lựa chọn kĩ lưỡng sao cho phù hợp. Một địa điểm có không gian sang trọng ấm cúng hoặc thoáng mát ở ngoài trời sẽ rất phù hợp với các bữa tiệc gala dinner.
Chuẩn bị không gian tổ chức
Căn cứ vào checklist công việc, từ đó sẽ chuẩn bị dàn dựng hệ thống âm thanh ánh sáng, thiết bị biểu diễn, tổ chức kể cả các khu vực đón tiếp khách cũng như khu vực bàn ghế dành cho khách ngồi, đặc biệt là 2 khu vực sân khấu cũng như quầy đồ buffet phải được bố trí sao cho bắt mắt và ở những vị trí trung tâm tiện lợi nhất
Chuẩn bị nhân sự thực hiện
Nhân sự là yếu tố cốt lõi quyết định chính đến sự thành công của Gala dinner, vì vậy nhân sự phải được tuyển chọn kỹ lưỡng và phải được họp phổ biến giao nhiệm vụ cụ thể, như vậy thì từ các nhân sự như MC, nhóm múa, nhóm nhảy hay PG đón khách kể cả ban hậu cần nhà bếp họ sẽ nắm bắt được đày đủ về nội dung và thời lượng chương trình và sẽ biết phối kết hợp với nhau giúp cho sự kiện diễn ra nhịp nhàng và đúng theo kịch bản.
Game show trong gala dinner
Trong bất cứ một gala dinner nào thì ngoài phần văn nghệ, thi tài năng ra thì để không khí nóng hơn vui hơn thì game show chính là nhân tố đóng góp và làm nên điều này. Việc chọn game cũng cần phải bám sát vào chủ đề của sự kiện, vào đối tượng khách tham gia sự kiện
Rà soát thông qua checklist toàn bộ các hạng mục trước giờ diễn ra sự kiện
Trước giờ diễn ít nhất 1 tiếng ra sự kiện, việc rà soát, check & check lại toàn bộ các đầu mục công việc, các cá nhân hay bộ phận tham gia phục vụ sự kiện là rất quan trọng nhằm đảm bảo sự an toàn và sẵn sàng khắc phục và xử lý kịp thời tất cả những tình huống bất thường, những sự cố hay những phát sinh ngoài mong muốn nhằm đảm bảo cho mọi yêu tố được kiện toàn hoàn hảo.
Trên đây là toàn bộ quy trình chuẩn cho một chương trình gala dinner chúc quý khách có một chương trình gala thật thành công và ý nghĩa. Mọi nhu cầu tổ chức gala dinner tại Đà Nẵng trọn gói đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay cho chúng tôi. D2 Events sẵn sàng đồng hành và đem lại cho quý khách một đêm gala dinner đáng nhớ nhất.
Công ty tổ chức sự kiện uy tín Đà Nẵng D2 Events
Địa chỉ: 179 Nguyễn Sắc kim, Cẩm Lệ, Đà Nẵng
Hotline: 096 58 68 568
Email: sales@d2events.com
D2 Events hân hạnh được phục vụ quý khách
Xem thêm: https://www.tochucsukiendanangd2media.com/dia-diem-ly-tuong-to-chuc-gala-dinner-tai-da-nang
